貸し会議室を選ぶときにチェックしたい4つのポイントとは

最近では会議や研修を自社ではなく、貸し会議室を借りて行うという企業が増えています。いつもの場所とは違う場所で会議を行うことで、出席者の気持ちもぐっと引き締まると言われています。しかし会議室はどこでもいいというわけではありません。ここでは特に重要なチェックポイントを4つ紹介します。

●立地が出席者にとって便利か

大規模な会議になると地方から出席する社員も出てきます。そうなると会議を交通の便の良い場所で行う必要があります。会議に出席後また自分の会社に戻る、こんな忙しいビジネスマンのためにも交通の要所で会議室を借りるのがベストです。

●レイアウト・環境を確認

会議をするときに意外に大事なのがレイアウトです。会議の種類によって効果的なレイアウトは異なります。机や椅子が自由に動かせる会議室が理想的です。また喫煙所の有無や休憩室ロビーがある会議室も最近では増えているので、出席者を見て決めていきましょう。

●必要なものがきちんと用意できるか

最近の会議室はオプションや設備もかなり充実してきています。ホワイトボードや文房具はもちろんんおこと、プロジェクターやスクリーンも会議の種類によっては必要になってきます。他にも遠隔地との会議をスムーズに行うことができるネット会議システムが完備されている会議室もあります。

●飲食の手配ができるか

大規模な会議を開く際は遠方からたくさんの出席者がやってきます。この際に飲み物や軽い軽食を用意することで出席者の士気も高まります。また会議終了後にすぐさま同会場で懇親会を開くことで無駄な移動を減らし、交流を効果的に行うことができます。このようなケータリングサービスを貸し会議レンタル業者が請け負ってくれることもあるので、必要に応じて利用をしましょう。