貸し会議室を借りる際の基本的な流れについて知りたい!

貸し会議室を借りる際に一体どんな準備や手続きが必要なのでしょうか。ここでは一般的な貸し会議室業者とのやり取りの流れを紹介していきます。

●借りる前の事前の手続き

まずは借りたい貸し会議室が決まったら、問い合わせと空室確認をしましょう。問い合わせのフォームには会社名や団体名、氏名や電話番号など記載します。

そして空室状況や使用要件などの情報を確認してお互いし問題がなければ契約という流れになります。またこの時に見積もりをもらい仮契約ができる貸し会議室もあります。

そして会議室ごとに支払いのタイミングは異なりますが、事前に請求書で指定された口座に振り込みという会議室が最近では主流です。また契約後のキャンセルはキャンセル料金がかかるので注意が必要です。

●当日の流れ

会議によっては受付が必要な場合もあります。会議の始まる前に運営会社と確認をしておきましょう。その後会議が終了したあとは、基本的には会議前の状態に戻して返す必要があります。片付けの他に出席者のゴミなどを処分し、決められた時間内に完全に撤収できるようにスケジュールを組んでおきましょう。時間に余裕を持って部屋を借りておくのが安心です。ただ施設によっては後片付けを代行してくれる場合もあります。

●まとめ

大まかな流れは以上のようになりますが、各業者によって詳細は変わってきます。ですから疑問に思ったことやあなたの要望は逐一相手方に伝えるようにしましょう。特に初めて会議室を借りる際はそのことも伝えうと効果的なレイアウトや、導線の相談にも乗ってもらえますよ。

大規模な会議は意外に準備に時間がかかります。前もって余裕のあるスケジュールで準備を始め、会議室の利用時間も実際の会議時間の最低でも前後1時間はとっておくのが安全といえるでしょう。